Slik behandler vi søknader for Kompetanse- og samarbeidsprosjekt

Utlysningene viser hvilke temaområder dere kan søke om forskningsmidler til og hvor mye midler som skal fordeles innenfor hvert enkelt tema. Søkerne må krysse av for hvilke temaområder de ønsker å bli vurdert mot.

Alle søknader vi får inn, sluses direkte inn til det temaet som søkeren har krysset av for i søknadsskjemaet. Eksempler på temaer er "sirkulær økonomi" eller "miljøvennlig energi". 

Til utlysningene hører det et felles sett med overordnede krav og føringer som alle søkere må forholde seg til. I tillegg har hvert enkelt tema særskilte avgrensninger og strategiske prioriteringer som vil ha betydning for søknadsvurderingen.

Søknadene vurderes i en fire-trinns prosess:

• Først forvurderer Forskningsrådets administrasjon søknadene for å se at de oppfyller alle formalkravene i utlysningen.
• Så videresendes søknadene til tematiske paneler og behandles der. Hvert panel består som regel av fire-fem fageksperter som behandler fem–ti søknader i panelet, men størrelsen på panelene og antall søknader som behandles, varierer noe mellom temaene.
• Deretter vurderer Forskningsrådets administrasjon i hvilken grad søknaden er relevant i henhold til utlysningsteksten.
• Til slutt foretar administrasjonen en porteføljevurdering og legger fram en innstilling til behandling og bevilgningsvedtak i det relevante porteføljestyret.

Her kan du lese utdypende informasjon om hvordan vi behandler søknadene. Gå rett til:

Mottak, forvurdering og avvisning

Så snart vi har mottatt søknadene, gjøres en forvurdering av dem. Søknader som ikke tilfredsstiller de formelle kravene som er beskrevet i utlysningen, kan bli avvist.

Formalkravene som vi kontrollerer er:

• Er søker en godkjent forskningsorganisasjon?
• Er søknaden og alle vedleggene skrevet på engelsk?
• Er prosjektbeskrivelsen vedlagt og på riktig mal?
• Er CV for prosjektleder vedlagt?
• Har prosjektet minimum to norske samarbeidspartnere?
• Tilfredsstiller prosjektlederen krav til kompetanse?
• Tilfredsstiller søknaden krav til medvirkning, eller krav til kontantfinansiering, fra samarbeidspartnerne?
• Er intensjonsbrev fra samarbeidspartnerne lagt ved?

Rekruttering av fagfeller

I god tid før søknadsfristen starter vi arbeidet med å finne internasjonale fagfeller til å vurdere søknadene, men arbeidet ferdigstilles først når søknadene er mottatt og sortert innenfor sine respektive temaer.

Vi har noen generelle krav til fagfellene:

• Flere fagfeller i panelet skal være aktive forskere med solid egenproduksjon, både med hensyn til kvantitet og kvalitet. I Kompetanse- og samarbeidsprosjekt kan panelene inkludere medlemmer utenfor akademia som har god bransjekunnskap om de aktuelle forskningsutfordringene.
• Forskerne bør ha professorkompetanse. Minstekravet er førstestillingskompetanse eller tilsvarende. 
• Fagfellene skal hovedsakelig ha arbeidsplassen sin i utlandet.

I tillegg har vi som mål å unngå at de samme panelene brukes flere år på rad, men ønsker at et panel har en sammensetning der noen av ekspertene har vært med tidligere mens noen er skiftet ut.

For å finne nye eksperter bruker vi forskjellige databaser og verktøy, som Expert Lookup. Vi gjør både automatiserte søk på grunnlag av prosjekttittel og sammendrag og manuelle søk. I tillegg supplerer vi med søk på andre nettsteder, som Web of Science, Google Scholar og kjente utenlandske universiteter innenfor de ulike fagfeltene. Vi vurderer også søkernes egne forslag til egnede fageksperter. Listen over kilder varierer fra fagfelt til fagfelt.

Saksbehandlere vurderer hver av de potensielle fagfellene grundig. Det er avgjørende for oss å finne gode eksperter, blant annet noen med bred kompetanse som kan delta aktivt i diskusjoner og arbeide godt med tilbakemeldingene til søkerne. 

Vi offentliggjør navn på alle fagfellene etter at søknadsbehandlingen er avsluttet.

Kompetansekartlegging og habilitetskontroll av eksperter

Panelene består normalt av fire til fem fageksperter, og minimum tre. Vi tilstreber lik kjønnsbalanse i panelene. Panelets samlede kompetanse skal dekke søknadenes spenn med hensyn til tema, fag og bransje- og sektorkunnskap langs aksen fra grunnleggende til anvendt forskning. Panelene settes også sammen med tanke på behov for å behandle tverrfaglige søknader.

Før fagekspertene får tilgang til tittel og prosjektsammendrag for de søknadene panelet skal behandle, må de samtykke til en konfidensialitetserklæring. Deretter erklærer de sitt kompetansenivå i henhold til denne informasjonen.

Fagekspertene oppgir ett av følgende kompetansenivå på hver søknad:

• Specialist: The proposal is within your primary area(s) of expertise. You are well qualified to evaluate the proposal.
• Generalist: You have a general knowledge of at least one of the main subjects of the proposal. You are qualified to evaluate the proposal.
• Minor: You have only minor relevant expertise on the main subjects of the proposal.

Forskningsrådets kompetansekrav er at minst to av fagekspertene må ha generalist- eller spesialistkompetanse på søknaden. Dersom kompetansekartleggingen av panelet viser at noen søknader ikke er tilstrekkelig dekket, henter vi inn ytterligere eksterne fageksperter med spisskompetanse. Fagekspertene vi innhenter til vurdering av enkeltsøknader, vurderer søknadene på lik linje med panelmedlemmene.

I tillegg til kompetansekartleggingen, får fagekspertene tilsendt en liste over alle prosjektdeltakere som er nevnt i søknadene som panelet skal behandle. Dette inkluderer også prosjektdeltakere tilknyttet samarbeidspartnerne. Fagekspertene må erklære seg habile i forhold til alle som skal delta i prosjektet for at de skal kunne behandle søknaden. Fagekspertene bes om å være spesielt oppmerksomme på punktene i habilitetsbestemmelsene som handler om samarbeid, vennskap og konflikter.

Se bestemmelser om habilitet og tillit i Forskningsrådet her.

Ekspertenes oppgaver før, og i, panelmøter

Alle panelmedlemmene leser og vurderer samtlige søknader som panelet skal behandle. Målet med panelbehandlingen er en omforent vurdering av de tre hovedkriteriene forskningskvalitet, virkninger og effekter og gjennomføring. Vurderingen består av tallkarakterer, i tillegg til en kommentar som forklarer hvorfor panelet har valgt denne karakteren.

En søknad består av søknadsskjemaet, prosjektbeskrivelsen, CV for prosjektleder og sentrale prosjektdeltagere, samt intensjonsbrevene. Om søkeren har lagt ved informasjon ut over dette, sørger administrasjonen vår for at disse dokumentene trekkes ut av det materialet som fagekspertene får tilsendt slik at søknadene vurderes på likt grunnlag.

Før selve panelmøtet gjennomfører vi et formøte. Hovedhensikten er å sikre god teknisk gjennomføring og gi paneldeltakerne mulighet til å stille spørsmål. Spørsmålene kan være knyttet til selve utlysningen, til temaet eller til forståelsen eller vektleggingen av karakterene.

Panelmedlemmene leverer sine individuelle vurderinger av hver enkelt søknad i forkant av panelmøtet. De individuelle vurderingene sendes ikke til søker, men blir delt mellom panelmedlemmene når alle har levert vurderingene sine, og danner grunnlaget for diskusjonene i det felles panelmøtet.

For hver søknad får ett av panelmedlemmene tildelt et spesielt ansvar som førstesaksordfører. Førstesaksordfører har vanligvis spesialistkompetanse på søknadens tematikk, og har et særlig ansvar for den faglige diskusjonen om den i panelmøtet, og for å sammenstille panelets vurderinger.

Når ekspertene møtes i panelmøtet, stiller medlemmene med forskjellig faglig ståsted, ulik vektlegging av elementene i søknaden og ofte ulik tolkning av karakterskalaen. Gjennom reell diskusjon blir søknaden vurdert fra ulike perspektiver, og panelet kommer fram til omforente vurderinger og felles bruk av karakterskalaen.

Medarbeiderne i Forskningsrådet som har ansvar for panelene, deltar ikke i den faglige diskusjonen. Panelansvarlige har en veiledende rolle og sørger for framdrift, bidrar til felles forståelse av vurderingskriteriene og karakterskalaen, sørger for at alle kommer til orde, håndterer inhabilitet i tråd med reglene og stopper eventuelle diskusjoner om forhold som ligger utenfor panelets mandat.

I forbindelse med den formelle oppnevningen av panelet får panelmedlemmene informasjon om behandlingsprosessen i dokumentet Guideline for referee panels Collaborative and Knowledge-building project (engelsk pdf).

Relevansvurderingen

Et vesentlig formål med Kompetanse- og samarbeidsprosjekt er å bygge FoU-kompetanse i norske FoU-miljøer knyttet til temaer som er viktige for norske samfunnsaktører og norsk næringsliv. Vi ønsker også å stimulere til samarbeid mellom forskningsmiljøene og de som representerer den samfunnsutfordringen det søkes om midler til. Utlysningen og temaene omfatter derfor krav og føringer som følger opp dette.

Kriteriet relevans for utlysingen skal ivareta at krav og føringer i utlysningen blir fulgt opp. Det er administrasjonen vår som foretar relevansvurderingen, og den er et supplement til ekspertenes vurderinger.

I utgangspunktet blir alle søknader med karakter 4 eller bedre fra fagfellene på alle kriteriene relevansvurdert. For noen temaområder vil imidlertid søknadsomfanget være så stort at grensen for relevansvurdering vil settes høyere.  

I relevansvurderingen benytter vi en standardisert vurderingstabell med samme karakterskala som for de andre kriteriene. Det skrives også en kort, skriftlig kommentar som inngår i tilbakemeldingen søkerne får når søknadsbehandlingen er ferdig.

Vurderingstabellen for relevans består av følgende spørsmål:

• I hvilken grad prosjektet tilfredsstiller den tematiske innretningen temaet etterspør
  • I hvilken grad prosjektet tilfredsstiller de tematiske føringene og avgrensningene.

• I hvilken grad prosjektet tilfredsstiller utlysningens, og temaets øvrige, krav og kjennetegn
  • I hvilken grad prosjektet tilfredsstiller kravene til samarbeidspartnere i prosjektet.
  • I hvilken grad prosjektet tilfredsstiller formålet om kompetansebygging i forskningsmiljøene.

Hovedkarakter

Hovedkarakteren er et beregnet gjennomsnitt av karakterene som er gitt for de fire hovedkriteriene. Det vil si ekspertenes tre kriterier og administrasjonens vurdering av relevans. De fire hovedkriteriene teller like mye.

Porteføljevurdering og beslutning om bevilgning

Innenfor hvert tema har vi et mål om en helhetlig prosjektportefølje med utgangspunkt i opplysningene søkerne får gjennom utlysningen og relevante planer denne viser til. Administrasjonen gjør derfor en samlet vurdering av porteføljen. Vurderingen påvirker ikke karakteren til søknadene, men er et verktøy for å kunne prioritere mellom søknader som ligger forholdsvis likt etter vurderingen av enkeltsøknadene.

Porteføljevurderingen tar hensyn til følgende faktorer:

• karakterene som er gitt i vurderingen av søknadene
• en god fordeling av prosjekter på temaets prioriterte områder
• sammenhengen mellom søknadstilfang og kvaliteten på søknadene innenfor andre utlysninger med samme temaområde i det samme søknadsåret
• eventuelle endringer i departementenes økonomiske eller faglige føringer for bevilgningen
• at prosjekter med kvinnelig prosjektleder blir prioritert når søknadene ellers vurderes likt

Basert på ekspertpanelets vurdering og relevans- og porteføljevurderingene skriver administrasjonen en innstilling til porteføljestyret med en anbefaling om innvilgelse eller avslag. Forskningsrådets administrasjon skal sørge for at informasjonen som gis, gjør det mulig for porteføljestyret å kvalitetssikre at søknadsbehandlingen har fulgt fastsatte rutiner, og at alle søknader har blitt vurdert skikkelig.

Porteføljestyret får fremlagt innstillingsdokumentene for alle søknadene, også de som ikke er vurdert for relevans og i prinsippet ikke er aktuelle for bevilgning. De får også oversikter som viser søknadenes karakterer på enkeltkriteriene.

Innstillingene (en for hver søknad) skal gi porteføljestyret god innsikt i de vurderinger som er gjort. Innstillingene skal også gjøre porteføljestyret oppmerksom på søknader der relevans- og/eller porteføljevurdering har fått stor betydning for en søknad. På den måten kan porteføljestyret kvalitetssikre vurderingene administrasjonen har gjort. Porteføljestyrets diskusjon kan resultere i beslutningsvedtak som skiller seg fra innstillingen Forskningsrådets administrasjon har lagt fram.

Vi har 11 porteføljestyrer med variasjon i disponibelt budsjett, antall søknadstyper de lyser ut innenfor, antall søknader de har til behandling, tematisk bredde og forventet andel innvilgede søknader.