Arctic Field Grant (AFG) – støtte til feltarbeid på Svalbard

Denne utlysningen skal støtte master- og doktorgradsstudenter og mer erfarne forskere som i dag ikke er etablert på Svalbard. 

Dere kan søke om midler til én navngitt prosjektleder (student/forsker). Midler kan ikke overføres til en annen person eller år. Søknaden skrives av prosjektleder og sendes inn av prosjekteier (en godkjent norsk forskningsorganisasjon). Se listen over godkjente norske forskningsorganisasjoner. 

Vi vil ha opp den norske deltakelsen i Ny-Ålesund for å øke norske forskeres utnyttelse av forskningsinfrastrukturen. 

I denne utlysningen 2024 er 1,5 millioner kroner av den totale bevilgningen øremerket prosjekter med base i Ny-Ålesund og til prosjektledere ansatt ved norske institusjoner. 

Krav til prosjektansvarlig  

Prosjektansvarlig må være en godkjent norsk forskningsorganisasjon. Prosjektet må ha en prosjektadministrator fra denne organisasjonen. Tilskuddet vil bli administrert av den norske organisasjonen. Den norske organisasjonen vil ha det økonomiske og vitenskapelige ansvaret for prosjektet. 

Krav til administrativt ansvarlig 

Administrativt ansvarlig er kontaktperson hos og skal være ansatt hos prosjektansvarlig. Administrativt ansvarlig signerer kontrakten på vegne av prosjektansvarlig. Her ber vi om navnet på personen utpekt av prosjektansvarlig til å fungere som prosjektadministrator. Dette er den som har fullmakt til å representere og påta seg forpliktelser på vegne av prosjektansvarlig overfor Forskningsrådet. 

Krav til prosjektleder 

Prosjektleder er den personen det søkes om midler til og som skal utføre feltarbeidet. Hun/han må være masterstudent, doktorgradsstudent eller en mer erfaren forsker tilknyttet prosjektansvarlig. Prosjektledere som ikke er ansatt ved eller oppmeldt som masterstudent eller doktorgradsstudent hos prosjektansvarlig er kvalifisert for AFG dersom, og kun dersom, deres prosjekt gjennomføres i nært samarbeid med prosjektansvarlig. 

Eventuelle samarbeidspartnere skal ikke føres opp i søknadsskjema under "Samarbeidspartnere", men kan nevnes i prosjektbeskrivelsen. Dere skal derfor ikke føre kostnader eller finansiering for samarbeidspartnere i budsjettet.  

Dere finner detaljert og viktig informasjon om hva budsjettet skal inneholde på nettsiden.  

Omfang av støtten 

Dere kan søke om maksimum 120 000 kroner.  Dere kan søke om midler til å dekke kostnader relatert til feltarbeid på Svalbard (inkludert Bjørnøya og Hopen) eller på Jan Mayen. 

Vi kan dekke kostnadene for maksimalt én feltassistent kun hvis det er nødvendig av sikkerhetsmessige årsaker. Vi dekker kun reisekostnader til Svalbard for feltassistenten hvis dere kan begrunne hvorfor dere, på grunn av spesielle kvalifikasjoner eller ferdigheter, ikke kan bruke en lokal feltassistent.  

Vi dekker kun helikopterutleie  når det er helt nødvendig og andre transportmidler ikke er mulige. Dere bør koordinere båtutleie og helikoptertransport med andre prosjekter (se Research in Svalbard Portal)  

Dere kan søke om støtte for å dekke supplerende kostnader til feltarbeid, det er ikke ment å fullfinansiere et prosjekt. Vi gir støtte for å dekke direkte kostnader knyttet til feltbasert innsamling av data og prøver til et prosjekt, samt 5 prosent i tillegg for prosjekteier (den ansvarlige organisasjonen).

En kalkulator for feltarbeidskostnader er tilgjengelig nederst i denne utlysningen. 

Dere må spesifisere følgende poster i søknadsskjemaet: 

• reise til Svalbard 
• kostnader til opphold 
• lokal transport 
• innkjøp 
• leiekostnader for utstyr 
• leie av fasiliteter i Ny-Ålesund 
• institusjonstillegg (5 prosent av totalen) 
• feltassistent (dersom nødvendig av sikkerhetshensyn) 

Dere kan ikke bruke støtten  til 

• lønnskostnader 
• kompensasjon for tid til sjøs/i felt eller for vanlig arbeidstid (for søkere eller feltassistenter) 
• kompensasjon for bruk av privat utstyr (f.eks. snøscooter, klær) 
• innkjøp av instrumenter og annet utstyr 
• enhver form for analysekostnader, inkludert laboratoriearbeid, bortsett fra sikring av prøver og klargjøring av prøver for forsendelse 
• deltakelse på kurs, konferanser eller seminarer 
• reise til Longyearbyen fra fastlandet for personer som allerede befinner seg på Svalbard (beboere eller fastboende, UNIS-ansatte, fast ansatte ved forskningsbaser, kursdeltakere, etc.). 

Prosjektansvarlig skal levere to rapporter innen 1. november 2024, en vitenskaps- og feltrapport og en økonomirapport. For prosjekter med feltarbeid utført etter 1. oktober 2024 kan fristen justeres etter avtale. 

Som en del av rapporteringen skal dere registrere prosjektet og holde denne informasjonen oppdatert i Research in Svalbard portalen (RiS). Dere skal laste opp en beskrivelse av dataene (metadata) i portalen som en del av rapporten. 

Prosjektledere skal sørge for at disse rapportene blir levert. Begge rapportene må være på engelsk, følge AFG-malene og sendes inn som to separate høyoppløselige PDF-filer via Mitt nettsted.  

Økonomirapporten skal inkluderer en offisiell økonomisk rapport utstedt av prosjektansvarlig og skal vise at utgiftene er betalt av den norske institusjonen eller refundert støtten av institusjonen i henhold til budsjettet. Eventuelle tillegg må dere dokumentere. 

Vi utbetaler støtten etterskuddsvis etter godkjent sluttrapport og dere får bare dekket reelle kostnader som er ført i organisasjonenes regnskap. 

Dere skal opprette søknaden og sende denne inn via Mitt nettsted. Dere kan endre og sende inn søknaden flere ganger fram til søknadsfristen. Vi anbefaler at dere sender inn søknaden så snart dere har fylt ut søknadsskjemaet og lastet opp de obligatoriske vedleggene. Når søknadsfristen går ut er det den versjonen av søknaden som ble sendt inn sist, som vi behandler. 

Søknaden må oppfylle følgende krav: 

• Prosjektansvarlig må være i riktig kategori.
• Prosjektleder må være i riktig kategori. 
• Søknaden må være innenfor tema/formål spesifisert i utlysningen. 
• Søknadsbeløpet, inklusive egenfinansiering, og hva det søkes om må samsvare med rammene for utlysningen. 
• Budsjettet må være satt opp riktig, i riktig mal for budsjett, slik at det er tydelig hva det søkes midler til. 
• De etterspurte vedleggene må ligge ved, og i riktig mal. 
• Søknaden og alle vedleggene skal skrives på engelsk. 
• Alle vedleggene skal være i PDF-format. 

Obligatoriske vedlegg  

De obligatoriske vedleggene skal skrives i standard maler som ligger nederst i utlysningen. 

• prosjektbeskrivelse på maks 3 sider 
• CV for prosjektleder, maks 4 sider 
• et spesifisert budsjett, se mal nedenfor
• en signert bekreftelse fra prosjektansvarlig  
• en beskrivelse av samarbeidet, skrevet av prosjektansvarlig, inkludert hva fordelene er for begge parter. Dette vedlegget er obligatorisk for alle søkere som ikke er registrert som masterstudent eller doktorgradsstudent ved, eller ansatt hos, prosjektansvarlig. 

Søknader som ikke oppfyller kravene over vil bli avvist.  

Vi vil ikke vurdere dokumenter og nettsider det lenkes til i søknaden, eller andre vedlegg enn dem som er spesifisert over. Vær nøye med å laste opp riktig vedleggs-type, siden det ikke er lagt noen tekniske begrensninger på hva slags maler det er mulig å laste opp i søknadsskjemaet. 

Alle vedlegg til søknaden må sendes inn sammen med søknaden. Vi godtar ikke vedlegg sendt inn etter søknadsfristen med mindre vi har bedt om ytterligere dokumentasjon. 

Alle dokumenter og en HowTo finnes på SSF sin nettside. 

Vi vurderer søknadene i lys av formålet med utlysningen og etter disse kriteriene:

Søknader blir behandlet administrativt av et panel bestående av Forskningsrådet og eksterne eksperter med lang erfaring fra Svalbard. Endelig beslutning om finansiering tas av Norges forskningsråd. Ingen individuelle tilbakemeldinger eller karakterer er tilgjengelige for søkere. 

Vi forventer å publisere hvilke søknader som får bevilgning senest 15.01.2024.