Oppstartsrapport og prosjektetablering

I oppstartsrapporten skal de

• bekrefte roller i prosjektet
• gjere nødvendige endringar i prosjekts framdriftsplan og arbeidspakkar
• søkje om nødvendige endring i partnarsamansetning dersom éin eller fleire prosjektpartnarar frå søknaden likevel ikkje kan delta i prosjektet
• avklare og innarbeide eventuelle vilkår vi har gitt dykk gjennom tilskotsbrevet
• svare på spørsmål knytte til gjennomføringa av prosjektet om
  • datahandtering
  • forskingssikkerheit
  • klima- og miljøskade
  • brukarmedverknad
• eventuelt refordele tilskot mellom tilskotsmottakarar i prosjekt med samarbeidspartnar

Dersom éin eller fleire partnarar i prosjektet er føretak (får tilskot til økonomisk aktivitet), må desse bekrefte føretaksstorleik, levere eigenerklæring og bekrefte at organisasjonen ikkje er i økonomiske vanskar.

Frist for å sende inn oppstartsrapporten er 30 dagar etter at de har fått tilskotsbrevet frå oss.

Roller i prosjektet

Personane som var knytte til søknaden, med unntak av opprettar av søknad, er vidareførte til prosjektet med dei rolla dei var tildelte i søknaden. Dersom de ønskjer å leggje til fleire personar, kan de gjere dette i oppstartsrapporten.

Vi tilrår at de minst har éin prosjektadministrator i prosjekt. Dersom det er nødvendig å endre prosjektleiar eller organisasjonsrepresentant for ein deltakande organisasjon, kan de gjere det i under «Roller i prosjektet». Dersom de har endring i obligatoriske roller, må nye personar bekrefte deltakinga si i prosjektet før rapporten kan sendast inn. Les om Roller i søknader og prosjekter.

Endre prosjektperiode

Dersom de innser at prosjektet ikkje kan ha oppstart og framdrift som planlagt i søknaden, må de oppdatere start- og sluttdatoar i arbeidspakkane. Endringane må vere innanfor det som stod i utlysinga om prosjektlengd og tidlegaste prosjektstart og -sluttdato.

Endre deltakande organisasjonar

Dersom prosjektet har samarbeidspartnarar eller andre partnarar og de har behov for å endre partnarsamansetninga før prosjektoppstart, kan de søkje om det i oppstartsrapporten. De må grunngi kvifor de må endre dette og korleis ein eventuell ny organisasjon vil bidra i prosjektet. Det er berre mogleg å leggje til organisasjonar frå sektorar som er tillatne i utlysinga.

Dersom de legg til eller fjernar ein partnar, må de oppdatere arbeidspakkane med nye kostnadsberarar og eventuelt nye FoU-leverandørar (sjå lenke til arbeidspakkar og budsjett). Totalbudsjettet vil bli oppdatert automatisk.

Eventuelle nye samarbeidspartnarar må ha ein organisasjonsrepresentant som kan bekrefte på Min side at dei skal delta i prosjektet før rapporten kan sendast inn. Vi vurderer om endringa av partnarar tilfredsstiller krava i utlysinga før vi godkjenner oppstartsrapporten.

Krav til endringar frå Forskingsrådet

I enkelte vedtak kan vi krevje at de må gjere endringar i planen og budsjettet for prosjektet før de kan få utbetalinga. Dette kan til dømes vere at kostnader er førte feil eller at dei må spesifiserast. Vi kan også meine at ein arbeidspakke er kategorisert feil, og dermed påverkar støttegrada i prosjektet.

Dersom de har innvendingar mot krava våre til endringar, kan de kommentere på dette i oppstartsrapporten. Vi kan eventuelt lempe på eller fjerne krav til endringar. Dersom vi ikkje gjer det, har de rett til å klage på vedtaket.

Datahandteringsplan

Prosjekt som får tilskot frå oss og som handterer data, skal lage ein datahandteringsplan. Planen er eit verktøy og eit rammeverk som bidreg til god og sikker datahandtering gjennom heile forskingsprosessen. Ein datahandteringsplan gjer forskingsdataa lettare å finne, gjer forskinga meir reproduserbar og aukar potensialet for gjenbruk av data. Les meir om Deling av forskingsdata.

I oppstartsrapporten skal de gjere greie for status på datahandteringsplanen. Dersom de meiner prosjektet ikkje har behov for ein datahandteringsplan, må de i så fall grunngi dette.

Forskingssikkerheit

Forskingssikkerheit handlar om å føresjå og forhindre at viktig informasjon eller teknologiar kjem på feil hender, slik at vi unngår skadar på nasjonal eller økonomisk tryggleik. forskingssikkerheit handlar også om å sikre at forsking går føre seg på ein etisk og ærleg måte, og at forsking ikkje blir brukt til å undergrave viktige samfunnsverdiar.

I oppstartsrapporten er det obligatorisk å svare på spørsmål knytte til forskingssikkerheit. Spørsmåla hjelper dykk å finne ut om det finst risiko eller behov for tiltak knytte til forskingssikkerheit i prosjektet. Prosjektansvarleg organisasjon, prosjektleiar og deltakarar i prosjektet har ansvar for å vareta forskingssikkerheiten i prosjektet.  


Les meir om forskingssikkerheit og ansvarleg internasjonalt kunnskapssamarbeid her.

Risiko for klima- og miljøskade

I oppstartsrapporten ber vi de også vurdere om gjennomføringa av prosjektet kan føre til vesentleg skade på klima og miljø. Spørsmåla knyter seg til dei seks kategoriane i EUs taksonomi for berekraftig økonomisk aktivitet.

Les meir om Taksonomien for berekraftig økonomisk aktivitet (regjeringa.no).

Alle må svare på desse spørsmåla sjølv i tilfelle der vi ikkje gir direkte tilskot til økonomisk aktivitet i prosjektet.

Vi hentar nemleg inn statistikk om mogleg skade på viktige klima- og miljømål for alle prosjekta vi finansierer. Det vil ikkje få negative konsekvensar for prosjektet å rapportere om mogleg skade.

Brukarmedverknad

Dersom prosjekt er relaterte til helseforsking skal  de beskrive eventuell brukarmedverknad i gjennomføringa av aktivitetane. Brukarmedverknad betyr at personar som blir ramma av forskingsprosjektet, som til dømes pasientar, brukarar, pårørande eller representantar frå brukarorganisasjonar, får høve til å påverke innhaldet for prosjektet, korleis det blir gjennomført og formidlinga av resultata.

Det er ikkje nok å berre informere om prosjektet. Brukarane skal delta aktivt i prosjektet og ha reell innflytelse. Brukarmedverknad må ikkje forvekslast med innhenting av data frå pasientar og pårørande som har rolla som studieobjekt eller respondent. Dersom prosjektet ikkje er relatert til helseforsking, treng de ikkje svare på spørsmåla.

Samarbeidsavtalar

I prosjekt med samarbeidspartnarane må partane som inngår i samarbeidet bekrefte at det er inngått ein samarbeidsavtale etter at de har fått vedtaket på Mi side.

Dette må de gjere etter at oppstartsrapporten er sendt inn og vurdert. Når vi godkjenner rapporten, går det ut ei melding til alle deltakande organisasjonar i prosjektet om å bekrefte at samarbeidsavtalar er signerte. Frist for å bekrefte at samarbeidsavtalar er signerte er innan 60 dagar frå den dagen de får meldinga.
Les meir om samarbeidsavtalar.

Refordeling av tilskot i prosjekt med samarbeidspartnarar

I utlysinga de har søkt om støtte frå, ser de kor mykje partnarar frå ulike sektorar og føretaksstorleikar kan få i støttegrad, altså kor stor del av kostnadene Forskingsrådet kan støtte.

Det er likevel det maksimale støttebeløpet til utlysinga til prosjekt som bestemmer kva som blir den faktiske støtta til organisasjonane som deltek i søknaden. Dersom dei budsjetterte kostnadene blir høge nok, vil dermed ikkje partnarar oppnå maksimal støttegrad fordi maksimalt støttebeløp er nådd. Partane må dermed gå inn med ein høgare eigendel av finansieringa.

Dersom dette skjer i søknaden, vil vi automatisk fordele støttebeløpet mellom partane baserte på deira relative del av kostnader. I budsjettet vil de sjå korleis vi har fordelt støtte og eigendel for partnarar i kvar arbeidspakke.

I søknaden opnar vi ikkje for at de kan endre eigendelar ved å refordele den berekna støtta, altså at ein organisasjon kan gå inn med ein høgare eigendel og dermed senke eigendelen hos ein annan. Dette er ei avgrensing i søknaden som kan skape litt uvisse dersom organisasjonane har avtalt å fordele støtta seg imellom på ein annan måte enn det som visest i søknaden.

Ei slik refordeling kan de derimot gjere i oppstartsrapporten, dersom søknaden blir innvilga. I budsjettabellen for arbeidspakkar vil det der vere mogleg å flytte tilskotet mellom organisasjonane på tvers av arbeidspakkar og dermed endre eigenfinansieringa. Vilkåra er at støtta ikkje overstig maksimal støttegrad partane kan har i arbeidspakkane og at samla støtte for prosjektet ikkje er større enn det som ligg til grunn i vedtak om tilskot.

Eigenerklæringar

Alle føretak som er med i prosjektet må bekrefte føretaksstorleik og at  dei ikkje er føretak i økonomiske vanskar for å kunne få støtte. Fristen for å bekrefte er 14 dagar frå den datoen vedtaket er tilgjengeleg på Mi side.